Le funzionalità di Treatwell Connect che forse non conosci

La gestione di un salone va ben oltre gli appuntamenti: ogni giorno ci sono clienti da seguire, collaboratori da coordinare, numeri da controllare e attività di marketing da portare avanti.

Treatwell Connect ti aiuta a gestire tutto in modo più semplice, facendoti risparmiare tempo e offrendo ai clienti un’esperienza di prenotazione ancora migliore. Ecco alcune delle funzionalità che semplificano davvero il tuo lavoro.

Treatwell Connect: molto più di un’agenda

Treatwell Connect non serve solo a gestire l’agenda. Ti permette di avere sempre a portata di mano lo storico completo di ogni cliente, dalle formule per le colorazioni alla data dell’ultimo patch test, invia automaticamente i promemoria di riprenotazione e gestisce tutto ciò che riguarda i pagamenti, dagli acconti ai rimborsi. Inoltre, mette a disposizione report giornalieri chiari e facili da consultare, aiutandoti a individuare tendenze che difficilmente noteresti a colpo d’occhio, come le fasce orarie meno richieste o i trattamenti che i tuoi follower su Instagram prenotano di più.

Dai un’occhiata alle impostazioni di Treatwell Connect e probabilmente troverai gli stessi piccoli problemi che vediamo spesso: promemoria di riprenotazione mai attivati o schede dei trattamenti compilate solo in parte. Sono dettagli, ma fanno la differenza: ti aiutano a ottenere più riprenotazioni, più recensioni positive e una visione più chiara di quello che succede nella tua attività.

Un passo alla volta

Le giornate in salone sono sempre piene e trovare il tempo per imparare a usare un nuovo software non è facile. Così, le funzionalità che potrebbero davvero semplificarti il lavoro finiscono per restare inutilizzate, in attesa di un momento libero che puntualmente non arriva.

Il trucco è questo: non cercare di fare tutto insieme. Inizia dalle impostazioni più veloci, ad esempio indicando quali servizi richiedono il patch test, e dedica un po’ di tempo in più a quelle che ne valgono la pena, come le liste d’attesa o i report.

I promemoria che lavorano al posto tuo

Ogni volta che un cliente prenota, Treatwell Connect invia automaticamente la conferma dell’appuntamento e, poco prima della data prevista, anche un promemoria. Questa funzionalità è inclusa in tutti i piani e non richiede alcun intervento da parte tua o del tuo staff. Anche gli avvisi per il patch test vengono inviati in automatico, qualche giorno prima dei trattamenti che lo prevedono.

I promemoria degli appuntamenti sono il metodo più efficace ed economico per ridurre la percentuale di clienti che non si presentano. Non ci sono limiti di utilizzo e il loro costo è interamente a carico di Treatwell: puoi inviarli per ogni prenotazione, indipendentemente dal trattamento o dal cliente.

Promemoria di riprenotazione su misura

I promemoria dell’appuntamento evitano che il cliente dimentichi una prenotazione; i promemoria di riprenotazione, invece, servono a riportarlo in salone al momento giusto. Treatwell Connect calcola automaticamente quando inviarli in base al servizio prenotato, così ogni cliente riceve un invito coerente con le proprie abitudini. Chi fa la manicure ogni quattro settimane, ad esempio, non riceverà lo stesso promemoria di chi prenota i colpi di sole un paio di volte all’anno.

Una volta attivata la funzione e ricaricati i crediti per i messaggi, il resto avviene in automatico. Il risultato è ancora migliore se tu o i tuoi collaboratori suggerite già durante l’appuntamento quando sarà il momento di tornare: così il messaggio conferma quanto è stato detto in salone e invita il cliente a riprenotare in modo naturale.

Promemoria automatici per il patch test

Se un trattamento richiede il patch test, Treatwell Connect invia automaticamente un promemoria qualche giorno prima dell’appuntamento. In questo modo è più facile evitare dimenticanze, disdette dell’ultimo minuto e perdite di tempo per il personale del salone, che non deve più contattare ogni cliente manualmente.

Configurare questa funzione è semplice: quando crei il servizio nel listino, ti basterà indicare che il trattamento richiede un “Patch test obbligatorio”: da lì in poi, Connect gestirà tutto in automatico.

Un checkout integrato per velocizzare i pagamenti

Con Treatwell Connect tutto il processo di pagamento si svolge all’interno della prenotazione. Non serve cambiare schermata: puoi gestire il pagamento, aggiungere la mancia e completare il checkout in pochi passaggi. È pensato per essere utilizzato da smartphone e tablet, ma funziona perfettamente anche da computer.

Durante il pagamento puoi aggiungere prodotti, trattamenti extra o pacchetti senza dover ripartire da zero. Bastano pochi minuti per imparare a usarlo e rendere più rapida e intuitiva l’esperienza in cassa.

Un unico sistema per tutti i pagamenti

Con Treatwell Connect puoi iniziare a richiedere acconti fin da subito e decidere tu quando applicarli: su tutti i trattamenti, solo su alcuni servizi oppure soltanto a determinati clienti. Anche le condizioni di cancellazione sono completamente personalizzabili. Ogni pagamento viene registrato automaticamente nei report giornalieri insieme alla relativa prenotazione, così a fine giornata hai tutto sotto controllo.

Per i pagamenti in salone puoi usare Tap to Pay, che trasforma il tuo smartphone in un terminale di pagamento. Il cliente deve solo avvicinare la carta o il proprio telefono e la transazione viene registrata automaticamente negli stessi report in cui trovi anche gli acconti.

Preferisci un POS dedicato? Puoi ordinare Treatwell Pay direttamente da Treatwell Connect e riceverlo in pochi giorni lavorativi. Tutti i pagamenti, con carta, Tap to Pay e acconti, confluiscono negli stessi report, così hai tutto sotto controllo in un unico posto.

Crea e invia preventivi ai tuoi clienti

Se un cliente è indeciso tra diverse opzioni e vuole sapere quanto spenderà, puoi creare un preventivo partendo dalla prenotazione già inserita, senza fare calcoli al momento. Apri la prenotazione, clicca su “crea preventivo”, aggiungi o rimuovi i trattamenti che desideri e, se vuoi, applica uno sconto. Poi salvalo come preventivo e Treatwell Connect ti consentirà di stamparlo o inviarlo via e-mail.

Ogni preventivo riporta il logo del salone, l’elenco dei trattamenti, i prezzi, gli eventuali sconti, il totale e i tuoi contatti. Il cliente riceve così un riepilogo chiaro da consultare con calma anche dopo aver lasciato il salone. Tutti i preventivi vengono registrati nel report delle transazioni con un’apposita etichetta, così sai sempre quali sono ancora aperti e quali si sono trasformati in una prenotazione. Se il cliente cambia idea, puoi cancellarli in qualsiasi momento.

Raccogli recensioni in automatico

Dopo ogni appuntamento, Treatwell Connect invia automaticamente una richiesta di recensione, di solito entro 24-48 ore dalla visita, quando l’esperienza è ancora ben presente nella mente del cliente. In questo modo puoi raccogliere più recensioni e migliorare la visibilità del tuo salone su Treatwell, senza dover ricordare ogni volta ai clienti di farlo. Inoltre, puoi leggere le recensioni non appena arrivano e intervenire rapidamente se emerge qualche criticità.

Puoi rendere ancora più efficace il profilo del tuo salone caricando le foto dei lavori per ogni membro del tuo staff: così le recensioni appaiono assieme alle foto e aiutano i clienti a scegliere.

Trasforma le recensioni in uno strumento di crescita

Prepara alcune risposte tipo per le situazioni più frequenti, ad esempio per una recensione molto positiva, una più tiepida o un commento su un trattamento specifico: ti aiuteranno a rispondere più velocemente. Le recensioni possono anche aiutarti a capire cosa migliorare: se gli stessi commenti tornano più volte, vale la pena ascoltarli. Se diversi clienti si lamentano di un ritardo, ad esempio, può essere il momento di rivedere la tua agenda. Se tre persone nello stesso mese trovano la musica troppo alta, probabilmente dovresti abbassarla.

Infine, metti in evidenza le recensioni migliori nelle tue comunicazioni e nelle pagine di prenotazione. Per chi sta scegliendo un salone, quello che raccontano altri clienti conta spesso più di qualsiasi messaggio promozionale scritto da te.

Conosci meglio i tuoi clienti

Con Treatwell Connect la scheda cliente va ben oltre i semplici recapiti. Puoi trovare lo storico completo delle prenotazioni, le preferenze sui trattamenti, eventuali allergie, le formule utilizzate e aggiungere tutte le note che ritieni utili, come “preferisce prenotare al mattino” o “non ama fare conversazione”. Così puoi offrire un servizio più attento e far sentire ogni cliente riconosciuto, non uno dei tanti appuntamenti in agenda.

Raccogliere il consenso al trattamento dei dati resta una responsabilità del salone ed è importante mantenerlo sempre aggiornato. Una volta acquisito, però, Treatwell Connect lo registra nella scheda del cliente, così non devi più gestirlo separatamente o conservarne traccia su moduli cartacei. Puoi inoltre filtrare l’elenco dei clienti in base alla data dell’ultima visita o al numero di prenotazioni. In questo modo è facile, ad esempio, inviare un’offerta promozionale a chi non torna da tempo.

Raggiungi le persone giuste

Inviare la stessa promozione a tutti i clienti non è sempre la scelta migliore. Con Treatwell Connect puoi suddividere l’elenco in base alle informazioni raccolte e creare comunicazioni più mirate: un’offerta speciale per chi non viene in salone da tanto tempo, un’iniziativa dedicata ai clienti più fedeli e, grazie ai filtri sul consenso, la tranquillità di contattare solo chi ti ha autorizzato a farlo.

Non inviare e-mail troppo spesso: se i clienti ricevono un’offerta ogni settimana, è facile che smettano di prestarle attenzione. Anche per questo Treatwell Connect non consente di inviare due e-mail allo stesso cliente nell’arco di sette giorni. Nel marketing via e-mail non vince chi scrive a tutti, ma chi invia il messaggio giusto alle persone giuste.

I report che ti aiutano a prendere decisioni migliori

Treatwell Connect ti mostra gli incassi della giornata, l’andamento di ogni membro del team e da dove arrivano le prenotazioni. I report ti aiutano anche a individuare tendenze che, nella frenesia del lavoro quotidiano, possono passare inosservate: i periodi di maggiore affluenza, i trattamenti che vengono richiesti meno del previsto e i canali di marketing che generano più prenotazioni.

I report dedicati agli SMS mostrano quali promemoria funzionano meglio e quali vengono ignorati. Inoltre, il tracciamento della provenienza delle prenotazioni ti permette di distinguere i clienti arrivati tramite Treatwell da quelli che hanno prenotato attraverso il pulsante “Prenota subito” sul tuo sito o sui social. Così puoi concentrare il budget sui canali che generano davvero prenotazioni.

I report ti aiutano anche a cogliere i primi segnali di un problema: se alcune fasce orarie restano spesso scoperte, puoi intervenire rivedendo l’organizzazione o creando una promozione dedicata. Se gli appuntamenti di un collaboratore registrano un numero di disdette nettamente superiore rispetto agli altri, puoi accorgertene in tempo e agire prima che il problema incida sugli incassi.

Scopri da dove arrivano i tuoi clienti

Sapere da dove arrivano le prenotazioni ti aiuta a capire dove vale la pena investire tempo e budget. Treatwell Connect ti mostra se i clienti arrivano da Treatwell oppure dal pulsante “Prenota subito” presente sul tuo sito e sui tuoi social. I clienti che arrivano da Treatwell comportano commissioni più elevate, ma ti permettono di raggiungere persone che probabilmente non avrebbero scoperto il tuo salone da sole. Le prenotazioni che arrivano dal tuo sito e dai tuoi social, così come quelle dei clienti che tornano, hanno un costo inferiore, ma richiedono una strategia diversa per continuare a crescere.

Controlla ogni mese quali canali portano più prenotazioni e concentra tempo e budget su quelli che funzionano meglio per il tuo salone.

Riempi l’agenda con le liste d’attesa

Quando una giornata è già al completo, non è detto che il cliente debba cercare un altro salone. Durante la prenotazione online può iscriversi alla lista d’attesa e aspettare che si liberi un posto. Se preferisci, puoi aggiungerlo tu inserendo la data, i suoi dati e, se serve, il trattamento o il professionista richiesto.

Se si libera un posto, puoi avvisare tutti i clienti in attesa per quella giornata oppure inviare l’invito a uno solo. Con il pulsante “Prenota subito”, il cliente trova già la data e il trattamento selezionati e deve solo completare la prenotazione. Se invece preferisci gestire tutto tu, puoi fissare direttamente l’appuntamento e informare il cliente.

Per gli orari più richiesti, richiedere un acconto può aiutare a ridurre le disdette dell’ultimo minuto e i casi in cui i clienti non si presentano all’appuntamento.

Trasforma le cancellazioni in nuovi appuntamenti

Quando arriva una disdetta, controlla subito la lista d’attesa: spesso basta una telefonata o un’email per riempire un orario che sarebbe rimasto vuoto. Osserva anche quali trattamenti e quali fasce orarie vengono cancellati più spesso, così puoi valutare se chiedere un acconto più alto per le prenotazioni che vengono disdette con maggiore frequenza. E ricorda di rimuovere il cliente dalla lista d’attesa non appena ha prenotato, per evitare di contattarlo di nuovo.

Ricevi prenotazioni da Google e dal tuo sito

Con Treatwell Connect puoi attivare “Prenota con Google”, così i clienti possono fissare un appuntamento direttamente dalla ricerca di Google o da Google Maps, senza dover visitare il tuo sito. Se invece preferisci ricevere le prenotazioni dal tuo sito, puoi aggiungere il pulsante “Prenota subito”, che permette ai clienti di prenotare online senza uscire dalle tue pagine. In entrambi i casi, gli appuntamenti vengono sincronizzati automaticamente con l’agenda, evitando il rischio di doppie prenotazioni.

Le prenotazioni che arrivano dal tuo sito sono gratuite. Per quelle che arrivano da Treatwell il meccanismo è diverso: quando un nuovo cliente ti scopre attraverso la piattaforma, paghi una commissione sulla prima prenotazione. In cambio, però, hai la possibilità di raggiungere persone che probabilmente non avrebbero trovato il tuo salone in altro modo. Lo stesso vale per chi ti trova su Google, perché viene indirizzato alla tua pagina Treatwell. I report ti aiutano a capire quali canali portano i risultati migliori per il tuo salone. Non dimenticare di aggiungere il pulsante “Prenota subito” al tuo sito e ai social: i clienti potranno prenotare in autonomia e tu non dovrai più gestire le richieste di appuntamento al telefono o tramite messaggi.

Fai prenotare i clienti direttamente dal tuo sito

Treatwell Connect ti permette di aggiungere il pulsante “Prenota subito” al tuo sito e ai tuoi social, così i clienti possono prenotare online in pochi clic. Dovrai solo scegliere dove inserirlo, ad esempio nella home page o nella pagina dedicata alle prenotazioni.

Se preferisci, puoi anche mostrare il listino direttamente sul tuo sito, così i clienti possono consultare trattamenti e prezzi senza uscire dalle tue pagine. Una volta completata la configurazione, fai una prova con una prenotazione reale per verificare che tutto funzioni correttamente e, nel tempo, ricordati di monitorare quante prenotazioni arrivano da questo canale.

Fai conoscere il tuo team con i profili e il portfolio

Ogni membro del team può personalizzare il proprio profilo aggiungendo specializzazioni, qualifiche e un portfolio dei lavori realizzati. Per molti clienti sapere chi eseguirà il trattamento è importante, soprattutto quando si tratta di servizi che richiedono competenze specifiche. Mettere in evidenza le specializzazioni, i trattamenti più richiesti e le qualifiche aiuta a trasmettere fiducia fin dal momento della prenotazione.

Le foto del portfolio vengono pubblicate automaticamente anche sulle pagine pubbliche del salone. Associale sempre al trattamento corretto e aggiornale regolarmente, così chi visita il profilo trova esempi recenti del vostro lavoro.

Come sfruttare al massimo il portfolio

Assicurati di caricare foto nitide, con una buona illuminazione e scattate con uno stile coerente. Se nelle immagini compare un cliente, non dimenticare di chiedere il consenso prima di pubblicarle. Le immagini del prima e dopo sono molto efficaci per trattamenti come le correzioni del colore e le extension, perché mostrano il cambiamento ai tuoi potenziali nuovi clienti. Aggiorna regolarmente il portfolio con i lavori più recenti: nei trattamenti in cui le tendenze contano e il risultato si vede a colpo d’occhio, come capelli, unghie e sopracciglia, le foto sono uno degli elementi che convincono un cliente a prenotare.

L’app di Treatwell Connect

Con l’app di Treatwell Connect l’agenda è sempre a portata di mano. Puoi gestire le prenotazioni, inserire al volo un cliente senza appuntamento e rispondere alle recensioni subito dopo la visita. In più, puoi consultare i report su clienti e incassi e controllare come sta andando la settimana anche se non sei in salone.

L’app ti aiuta anche a gestire le scorte: puoi controllare i prodotti che stanno per terminare e riordinarli prima che finiscano. Puoi inoltre aggiornare il listino e i prezzi direttamente dall’app, anche se per questo tipo di operazioni uno schermo più grande, come quello di un iPad o di un tablet, è sicuramente più comodo. Ogni membro del team vede solo ciò che gli è consentito in base ai permessi assegnati. Nella maggior parte dei casi ha accesso alla propria agenda, riceve le notifiche relative ai propri appuntamenti e può gestire il proprio profilo pubblico con il portfolio dei lavori.

Le funzionalità più utili, in base alla tua attività

Le esigenze cambiano in base alle dimensioni del salone e lo stesso vale per le funzionalità di Treatwell Connect. Chi lavora da solo tende a sfruttare soprattutto i promemoria automatici per la riprenotazione e gli strumenti di marketing. Nei saloni con un piccolo team risultano particolarmente utili i messaggi automatici e la gestione centralizzata dei pagamenti. Le realtà più grandi, infine, hanno bisogno soprattutto di report dettagliati, strumenti avanzati per organizzare il lavoro e controlli sui permessi di accesso del team.

Per chi ha un salone piccolo

Nei saloni più piccoli conviene fare un passo alla volta. Per prima cosa attiva i promemoria automatici e imposta gli acconti. Quando queste funzionalità sono configurate correttamente, puoi iniziare a esplorare anche le altre. Una volta al mese dedica qualche minuto alle impostazioni dei promemoria e alle schede clienti, per assicurarti che siano sempre aggiornate.

Per chi ha un salone grande o più sedi

Per i saloni più strutturati, con molti collaboratori o più sedi, vale la pena dedicare un po’ di tempo alla configurazione iniziale. Report dettagliati, strumenti avanzati per organizzare il lavoro e gestione dei permessi sono ancora più utili quando l’attività cresce. Prima di ampliare il team, verifica che tutte le agende siano sincronizzate, che i report mostrino i dati corretti e che ogni persona abbia gli accessi necessari per il proprio ruolo.

Sfrutta tutto il potenziale di Treatwell Connect

Se sei già partner di Treatwell, apri Treatwell Connect e dedica qualche minuto ad attivare una funzionalità che non hai ancora provato.

Se non sei ancora partner, puoi iniziare gratuitamente e scoprire subito come Treatwell Connect può aiutarti a semplificare il tuo lavoro.

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