Préparez votre salon pour la haute saison

Les semaines qui précèdent les fêtes remplissent l’agenda d’un salon plus vite que n’importe quelle autre période de l’année, et l’essentiel de ce qui décidera de leur déroulement se joue avant même la première réservation pour une soirée de fin d’année.

En pleine période des fêtes, il n’y a plus de place pour les décisions. Dès la mi-décembre, vos prix, vos règles de prépaiement, le planning de l’équipe, votre stock de colorations et les rendez-vous de janvier sont pratiquement figés, et modifier l’un d’entre eux implique une conversation délicate avec un client ou avec votre équipe. Fixez-les maintenant, tant que c’est calme, et décembre se déroulera pratiquement tout seul.

Commencez maintenant, tant que l’agenda a encore de la marge

Six semaines avant vos semaines les plus chargées, c’est le dernier moment confortable pour modifier vos prix, valider le planning et recevoir une commande de stock avant que la demande n’arrive. Si ces semaines tombent en décembre, ce moment correspond au début du mois de novembre. Les réservations des fêtes de l’an dernier restent un bon repère pour celles de cette année.

Fixez d’abord les règles (prix, prépaiements, fermetures), puis l’organisation de l’équipe (demandes de congés et planning), puis les fournitures, et seulement ensuite annoncez à vos clients que les réservations pour les fêtes sont ouvertes. Si vous annoncez les dates avant que le planning soit validé, vous risquez d’accepter des réservations que vous n’aurez pas assez de bras pour honorer.

Les rapports Treatwell Connect de la saison dernière vous montrent ce que vos clients ont réservé et d’où sont venus vos nouveaux clients. Vous voyez ainsi quelles prestations ont porté les semaines des fêtes et lesquelles ont à peine décollé. Considérez-les comme une indication de la tendance générale de la saison, pas comme une prévision à la réservation près.

Fixez vos prix et vos prestations des fêtes avant l’ouverture des réservations

Un prix fixé avant l’ouverture des réservations des fêtes est le prix que chaque client voit dès le départ. Si vous le modifiez en cours de route, deux clients peuvent payer des montants différents pour la même prestation la même semaine, et l’un des deux finira généralement par le faire remarquer.

Si une révision de vos tarifs se fait attendre, faites-la maintenant. Augmenter vos prix sans perdre de clients suppose de prévenir à l’avance, de donner une raison claire et de faire en sorte que toute l’équipe tienne le même discours, trois choses bien plus faciles à gérer maintenant que dans un mois de décembre où vous affichez complet.

Avec Treatwell Connect, vous pouvez appliquer des tarifs différents pour une même prestation selon la personne qui la réalise : la couleur des fêtes de votre coloriste la plus expérimentée et le brushing réalisé par un coiffeur junior ont ainsi chacun le prix qui correspond à la personne aux commandes. Pour les prestations qui varient beaucoup, un prix « à partir de » ouvre la liste de toutes les options avec leur propre prix, pour que vos clients sachent exactement ce qu’ils paieront avant de réserver.

Évitez les prestations longues pendant vos journées les plus chargées

Une longue correction de couleur pendant votre journée la plus chargée prend la place de plusieurs rendez-vous plus courts, et si elle déborde, tous les rendez-vous suivants prennent du retard. Fixez une date limite pour les prestations longues ou complexes avant le pic d’activité, et mettez en avant sur votre carte, pour les dernières semaines, des prestations plus courtes au prix clair : brushing, gloss, manucure semi-permanente, sourcils, maquillage de fête.

Vérifiez que chaque durée correspond au temps que la prestation prend réellement lors d’une journée chargée. Dans Treatwell Connect, chaque prestation a sa propre durée et l’agenda bloque exactement ce temps : une durée réaliste est donc ce qui permet à une journée chargée de rester dans les temps.

Traitez les offres des fêtes comme une décision à part

Les remises pendant les semaines les plus chargées vous font perdre de la marge sur des réservations qui seraient probablement arrivées au plein tarif. Elles méritent donc une décision à part, distincte de vos prix habituels pour les fêtes. Le Black Friday pour les salons en est l’exemple le plus parlant : participer ou non, et quelles offres préservent votre marge, tout dépend du taux de remplissage que votre agenda a déjà atteint.

Activez le prépaiement avant l’ouverture des réservations des fêtes

Un no-show pendant les semaines qui précèdent les fêtes coûte plus cher qu’à n’importe quel autre moment de l’année, car le créneau aurait pu être vendu à quelqu’un d’autre, souvent plus d’une fois. Avec le prépaiement, vos clients règlent leur réservation à l’avance, en totalité ou en partie, et cette option est accessible à tous les partenaires Treatwell, où que vous soyez.

Dans Treatwell Connect, le prépaiement s’applique à l’ensemble de votre carte : la question est donc de savoir si vous l’activez pour la saison, et le bon moment pour le faire, c’est avant l’ouverture des réservations des fêtes. Tous vos clients des fêtes réservent alors aux mêmes conditions, et personne ne découvre que les règles ont changé entre la réservation et le rendez-vous.

Définissez ensuite votre politique d’annulation dans Treatwell Connect : le délai de prévenance dont vous avez besoin et ce qu’il advient du prépaiement lorsqu’un client annule tardivement ou ne se présente pas. Limitez-vous à des conditions qu’un client puisse lire en quelques secondes, et appliquez-les de la même façon à tout le monde, habitués compris. Le prépaiement est l’un des leviers pour réduire les no-shows dans votre salon ; les rappels et une politique que toute l’équipe défend font le reste.

Activez la liste d’attente avant le début de la saison

Une annulation sur une date très demandée ne vous coûte quelque chose que si personne n’est prêt à prendre le créneau. Avec la liste d’attente de Treatwell Connect, les clients qui trouvent leur horaire préféré complet peuvent s’y inscrire, et lorsqu’une place se libère, vous pouvez les contacter ou leur réserver vous-même le créneau. Activez-la avant que la demande des fêtes n’arrive, pour que la liste se remplisse déjà au moment où vos journées les plus chargées affichent complet.

Organisez tôt les congés des fêtes avec votre équipe

Parlez dès maintenant à votre équipe des congés pendant la période des fêtes, avant que quiconque ne réserve un voyage. Les membres de l’équipe organisent tôt leurs déplacements de décembre : une discussion aujourd’hui porte sur des dates, alors que la même discussion quelques semaines plus tard porte généralement sur un billet déjà payé.

Décidez ensemble de l’organisation des semaines de pointe : quelles semaines nécessitent la présence de tout le monde, comment les demandes pour ces semaines sont traitées et comment les dates les moins prisées sont réparties, pour que ce ne soient pas toujours les mêmes personnes qui les assurent chaque année. Réunissez le planning des semaines de pointe sur une seule page et présentez-le à chacun. On s’engage plus volontiers sur un planning que l’on voit des semaines à l’avance que sur un planning distribué la semaine précédente.

Une fois le planning validé, mettez à jour dans Treatwell Connect les horaires réservables de chaque membre de l’équipe, pour que les créneaux réservables en ligne correspondent aux moments où quelqu’un est réellement là pour faire le travail. En ligne, sans rendez-vous ou par téléphone, chaque réservation arrive dans le même agenda. Quand décembre s’emballe, c’est le vrai test pour votre logiciel de gestion : vos clients ne peuvent réserver que les personnes réellement présentes.

Décidez des fermetures et des journées écourtées en même temps

Les fermetures et les journées écourtées changent qui doit être présent et à quel moment : elles relèvent donc de la même discussion que le planning. Fixez toutes les dates en une seule fois : les jours de fermeture, les jours où vous fermez plus tôt et votre premier jour de reprise.

Saisissez-les dans l’agenda avant de les annoncer. Si vous annoncez d’abord et mettez à jour ensuite, vos clients peuvent réserver un jour où vous avez déjà dit que vous seriez fermé. Treatwell Connect vous permet de programmer des fermetures exceptionnelles et des journées écourtées à des dates précises, sans toucher à vos horaires d’ouverture habituels. Commencez par les saisir dans Treatwell Connect, puis mettez à jour votre propre site web et votre profil d’entreprise Google, pour qu’un client qui réserve tard le soir voie les mêmes horaires partout. Si vous utilisez le site partenaire Treatwell, il se met à jour automatiquement à partir de votre profil Treatwell Connect : c’est un endroit de moins à modifier.

Prévoyez les remplacements et les pauses avant la première absence pour maladie

Une seule absence fait le plus de dégâts pendant vos semaines les plus remplies : définissez donc le plan de remplacement avant d’en avoir besoin, en précisant qui peut faire des heures supplémentaires, quels rendez-vous sont déplacés en premier et qui appelle les clients concernés. Intégrez aussi les pauses au planning. Une équipe qui enchaîne sans pause de midi pendant trois semaines termine la saison épuisée, et les clients de la dernière semaine le ressentent.

Commandez votre stock sur la base des réservations de la saison dernière, avec une marge de sécurité

Les fournitures viennent à manquer pendant les semaines des fêtes, parce que les délais de livraison s’allongent précisément au moment où les salons consomment le plus, et certains fournisseurs ferment pendant les fêtes. Commandez l’essentiel de la saison avant le pic de la demande : colorations et oxydants dans vos nuances les plus vendues, décolorants et patines, produits pour les ongles et les cils, cire, et les consommables à usage unique qu’une journée chargée consomme, comme les gants, le papier aluminium, les serviettes et les rouleaux de papier pour table de soin.

Calculez les quantités à partir de ce qui a été réservé la saison dernière, puis ajoutez une marge de sécurité pour les réservations supplémentaires que vous attendez cette année. Comptez d’abord ce que vous avez déjà en rayon, pour repérer les manques tant qu’il est encore temps de commander. Fixez un seuil minimum pour chaque article indispensable, et confiez à une seule personne la responsabilité de passer commande dès que ce seuil est atteint.

Composez des coffrets avec vos produits phares

Vos clients font leurs achats de cadeaux pendant qu’ils sont installés au fauteuil, et les produits qu’ils achètent déjà chez vous font des cadeaux tout trouvés. Réapprovisionnez tôt vos références les plus vendues et assemblez-en quelques-unes en coffrets cadeaux prêts à offrir, présentés à l’accueil, étiquetés et déjà emballés, pour que personne n’ait à en composer un pendant une journée chargée.

Programmez les rendez-vous de janvier avant que vos clients des fêtes ne repartent

Un client installé au fauteuil en décembre sait déjà quand il aura de nouveau besoin de vous, ce qui en fait la réservation de janvier la plus facile à obtenir. Posez la question à chaque client au moment de régler, avec une date : « Votre couleur sera à refaire vers la troisième semaine de janvier, je vous réserve un créneau dès maintenant ? » Il est plus facile de dire oui à une date précise qu’à un simple « à l’année prochaine ».

Enregistrez la réservation dans Treatwell Connect pendant que le client est encore à l’accueil, pour qu’elle figure dans l’agenda avec ses coordonnées avant qu’il ne parte. Pour la plupart des salons, janvier est plus calme une fois les fêtes passées, et la réservation anticipée est la première étape pour surmonter le creux de janvier : le mois commence avec des noms déjà inscrits dans l’agenda.

Laissez vos habitués choisir leurs dates des fêtes en premier

Avant d’annoncer largement vos disponibilités pour les fêtes, prévenez vos clients habituels via vos propres canaux pour qu’ils puissent réserver en premier les dates qu’ils souhaitent. Votre agenda se remplit ainsi de clients que vous connaissez déjà, et les dates les plus demandées reviennent aux personnes qui viennent toute l’année.

Vendez des bons cadeaux dès le début de la saison

Les bons cadeaux font revenir les clients après les fêtes, car un bon offert en décembre, c’est une réservation qui ne demande qu’à se concrétiser en janvier. Rendez-les visibles à l’accueil et disponibles à l’achat en ligne, et assurez-vous que chaque membre de l’équipe sache expliquer leur fonctionnement en une phrase.

Fixez les conditions avant de vendre le premier : ce que couvre un bon cadeau et comment il s’utilise. Vendre des bons cadeaux en salon a sa propre saison, du Black Friday à Noël et jusqu’en janvier : prévoyez-lui donc un plan dédié.

Les cartes cadeaux Treatwell s’utilisent en ligne au moment de la réservation, et non à la caisse : si le prépaiement est activé, vos clients peuvent donc les utiliser pour leurs réservations des fêtes chez vous.

Mettez à jour votre profil avant que les recherches des fêtes ne commencent

Les recherches pour les fêtes commencent des semaines avant les dates elles-mêmes, et ce qu’un client trouve alors sur votre profil décide s’il réserve chez vous ou s’il continue à faire défiler. Des photos datées ou une carte incomplète vous font perdre ces clients avant même que vous sachiez qu’ils cherchaient un salon.

Pourquoi votre profil compte encore plus à l’approche des fêtes

Treatwell Connect gère votre salon et vous amène des clients à partir du même agenda : le logiciel qui centralise vos réservations, votre équipe et vos horaires, et une marketplace sur laquelle un demi-million de personnes cherchent chaque jour où réserver. En moyenne, à l’échelle européenne, l’une de ces recherches aboutit à un salon en 8,7 secondes. Tout ce que vous définissez pour la saison, de vos horaires des fêtes à vos prix des fêtes, c’est ce que voient les personnes qui effectuent ces recherches. Et comme Treatwell se consacre uniquement à la coiffure et à la beauté, les personnes qui l’utilisent cherchent précisément ce que vous proposez.

Mettez à jour ce que vos clients lisent en premier

Utilisez vos prestations mises en avant pour la saison : vous pouvez mettre en avant jusqu’à cinq prestations en haut de votre profil. Placez-y, pour les semaines qui précèdent les fêtes, celles que vos clients réservent pour des soirées, des événements et des cadeaux, puis remettez les précédentes en janvier. Réécrivez les descriptions de vos prestations pour qu’elles indiquent ce qui est inclus et combien de temps cela prend, car un client qui hésite entre deux salons à onze heures du soir n’appellera pas pour poser la question.

Renouvelez vos photos avec des réalisations récentes, notamment les coiffures de fête réalisées par votre équipe cette année. Les photos du portfolio s’ajoutent via l’application mobile Treatwell Connect : chaque membre de l’équipe peut donc ajouter les siennes. Vérifiez aussi que le profil de chaque membre de l’équipe est complet : nos données montrent que les membres de l’équipe dont le profil est complet reçoivent davantage de réservations de nouveaux clients.

Chaque rendez-vous des fêtes enrichit aussi vos avis, car Treatwell envoie automatiquement une demande d’avis à chaque client après sa visite. Et si vous n’êtes pas encore sur Treatwell, la période qui précède les fêtes est une bonne raison de vous lancer : un profil créé avant le début des recherches des fêtes permet à ces clients de vous trouver.

Votre checklist pour la haute saison

• Analysez les réservations de la saison dernière et fixez la date de début de votre période des fêtes
• Révisez vos prix et définissez des tarifs par membre de l’équipe avant l’ouverture des réservations des fêtes
• Fixez une date limite pour les prestations longues et vérifiez chaque durée
• Activez le prépaiement et définissez votre politique d’annulation
• Activez la liste d’attente
• Organisez les congés des fêtes avec l’équipe et partagez le planning des semaines de pointe
• Programmez les fermetures et les journées écourtées dans Treatwell Connect, puis mettez à jour vos horaires partout
• Prévoyez les remplacements en cas d’absence et intégrez les pauses au planning
• Faites l’inventaire, passez la commande des fêtes et fixez vos seuils de réapprovisionnement
• Composez des coffrets cadeaux avec vos produits
• Mettez en vente les bons cadeaux à l’accueil et en ligne
• Mettez à jour vos prestations mises en avant, vos descriptions, vos photos et les profils de l’équipe
• Briefez l’équipe sur la réservation des rendez-vous de janvier au moment de régler
• Prévenez d’abord vos habitués, puis annoncez vos disponibilités pour les fêtes

Préparez votre agenda pour la saison

Chacune de ces décisions est plus facile à prendre avant les semaines des fêtes que pendant, et chaque décision prise tôt, c’est une question de moins à l’accueil quand l’agenda est plein. Fixez les règles, validez le planning, remplissez vos réserves et prévenez vos clients en dernier.

Si vous êtes déjà partenaire Treatwell, connectez-vous à Treatwell Connect et définissez vos horaires des fêtes, le prépaiement et la liste d’attente avant l’ouverture de l’agenda. Si vous n’êtes pas encore partenaire, commencer dès maintenant vous laisse le temps de configurer vos prestations, votre équipe et vos horaires réservables avant le début des recherches des fêtes.

FAQ