Come preparare il tuo salone per l’alta stagione

Le settimane che precedono le feste riempiono l’agenda di un salone più in fretta di qualsiasi altro periodo dell’anno, e gran parte di ciò che decide come andranno si stabilisce prima ancora che arrivi la prima prenotazione per una festa.

Nel pieno delle feste non c’è tempo per decidere. Già a metà dicembre prezzi, regole sui pagamenti anticipati, turni del personale, scorte di colore e appuntamenti di gennaio sono di fatto bloccati, e cambiarne anche solo uno significa affrontare una conversazione scomoda con un cliente o con il tuo team. Stabiliscili adesso, finché c’è calma, e dicembre filerà liscio.

Comincia adesso, finché in agenda c’è ancora spazio

Sei settimane prima del tuo periodo più pieno è l’ultimo momento utile per cambiare con calma i prezzi, concordare i turni e ricevere un ordine di prodotti prima che arrivi la domanda. Se quel periodo cade a dicembre, quel momento coincide con l’inizio di novembre. Le prenotazioni delle feste dell’anno scorso restano un buon riferimento per quelle di quest’anno.

Definisci prima le regole (prezzi, pagamenti anticipati, chiusure), poi le persone (richieste di ferie e turni), poi le scorte, e solo alla fine fai sapere ai clienti che l’agenda delle feste è aperta. Se annunci le date prima di aver concordato i turni, rischi di accettare prenotazioni per cui poi non avrai abbastanza persone in salone.

I report di Treatwell Connect della scorsa stagione ti mostrano cosa hanno prenotato i clienti e da dove sono arrivati quelli nuovi, così vedi quali trattamenti hanno trainato le settimane delle feste e quali sono stati poco richiesti. Usali come indicazione sull’andamento della stagione, non come una previsione al singolo appuntamento.

Fissa i prezzi e i trattamenti delle feste prima di aprire le prenotazioni

Un prezzo fissato prima che si aprano le prenotazioni delle feste è il prezzo che ogni cliente vede fin dall’inizio. Se lo cambi a metà strada, due clienti possono pagare cifre diverse per lo stesso trattamento nella stessa settimana, e di solito uno dei due te lo fa notare.

Se una revisione dei prezzi è rimandata da tempo, falla adesso. Aumentare i prezzi senza perdere clienti richiede preavviso, un motivo chiaro e un team che dia a tutti la stessa risposta, e sono tre cose più facili da gestire adesso che in un dicembre tutto esaurito.

Con Treatwell Connect puoi applicare tariffe per collaboratore, cioè prezzi diversi per lo stesso trattamento in base a chi lo esegue: così il colore delle feste della tua colorista più esperta e la piega di un collaboratore junior hanno ciascuno il prezzo adatto al professionista che lo esegue. Per i trattamenti con molte varianti, un prezzo «a partire da» apre un elenco di tutte le opzioni con il rispettivo prezzo, così i clienti sanno esattamente quanto pagheranno prima di prenotare.

Tieni i trattamenti lunghi lontani dai giorni più pieni

Una lunga correzione del colore nel tuo giorno più pieno occupa il posto di diversi appuntamenti più brevi, e se si allunga, tutti gli appuntamenti successivi slittano. Fissa una data limite per i lavori lunghi o complessi prima del picco e, per le ultime settimane, metti in cima al listino trattamenti più brevi e con un prezzo chiaro: pieghe, gloss, manicure semipermanente, sopracciglia, trucco per le feste.

Controlla che ogni durata corrisponda al tempo che il trattamento richiede davvero in una giornata piena. In Treatwell Connect ogni trattamento ha la sua durata e l’agenda blocca esattamente quel tempo: una durata realistica è quindi ciò che permette a una giornata piena di restare in orario.

Valuta le offerte delle feste come una decisione a parte

Gli sconti nelle settimane più piene ti fanno perdere margine su prenotazioni che probabilmente sarebbero arrivate a prezzo pieno, per questo meritano una decisione a sé, separata dai prezzi standard che fissi per le feste. Il Black Friday per i saloni è l’esempio più chiaro: se partecipare o no e quali offerte lasciano intatto il tuo margine dipende da quanto è già piena la tua agenda.

Attiva i pagamenti anticipati prima di aprire le prenotazioni delle feste

Un no-show nelle settimane prima delle feste costa più che in qualsiasi altro momento dell’anno, perché quell’appuntamento si sarebbe potuto vendere a qualcun altro, spesso più di una volta. Con i pagamenti anticipati i clienti pagano subito la prenotazione, per intero o in parte: una funzione disponibile per tutti i partner Treatwell, ovunque tu sia.

In Treatwell Connect i pagamenti anticipati valgono per tutto il listino, quindi la scelta è se attivarli per la stagione, e il momento giusto per farlo è prima di aprire le prenotazioni delle feste. Così tutti i clienti delle feste prenotano alle stesse condizioni e nessuno scopre che le regole sono cambiate tra la prenotazione e l’appuntamento.

Poi imposta le tue condizioni di cancellazione in Treatwell Connect: con quanto preavviso va disdetto un appuntamento e cosa succede al pagamento anticipato se un cliente disdice all’ultimo o non si presenta. Scegli condizioni che un cliente riesca a leggere in pochi secondi e applicale a tutti allo stesso modo, clienti abituali compresi. I pagamenti anticipati sono una parte di ciò che serve per ridurre i no-show nel tuo salone; i promemoria e delle condizioni di cancellazione che tutto il team fa rispettare fanno il resto.

Attiva la lista d’attesa prima che inizi la stagione

Una disdetta in una data molto richiesta ti costa qualcosa solo se nessuno è pronto a prendere quel posto. Con la lista d’attesa di Treatwell Connect, i clienti che trovano già occupato l’orario che preferiscono possono iscriversi, e quando si libera un posto puoi contattarli o fissare tu l’appuntamento. Attivala prima che arrivi la domanda delle feste, così, quando i tuoi giorni più intensi saranno al completo, la lista si starà già riempiendo.

Concorda presto le ferie delle feste con il tuo team

Parla adesso con il tuo team dei giorni di ferie durante le feste, prima che qualcuno prenoti un viaggio. I collaboratori organizzano presto i viaggi di dicembre: una conversazione oggi riguarda le date, mentre la stessa conversazione qualche settimana dopo di solito riguarda un biglietto già pagato.

Decidi insieme al team come funzioneranno le settimane di punta: in quali settimane serve che ci siano tutti, come vengono gestite le richieste per quelle settimane e come si distribuiscono le date meno ambite, così non toccano tutte sempre alle stesse persone, anno dopo anno. Metti i turni delle settimane di punta su un’unica pagina e passali in rassegna con tutti. Le persone si impegnano più volentieri a rispettare turni che conoscono con settimane di anticipo che turni comunicati la settimana prima.

Una volta concordati i turni, aggiorna in Treatwell Connect gli orari prenotabili di ogni collaboratore, così gli orari in cui i clienti possono prenotare online sono quelli in cui c’è davvero qualcuno a fare il lavoro. Che arrivi online, in salone o per telefono, ogni prenotazione finisce nella stessa agenda. Quando a dicembre si fa sul serio, è questa la vera prova del tuo gestionale: i clienti possono prenotare solo con le persone che sono davvero in salone.

Decidi chiusure e orari ridotti nello stesso momento

Chiusure e orari ridotti cambiano chi ti serve e quando, quindi fanno parte della stessa conversazione sui turni. Fissa tutte le date in una volta sola: i giorni di chiusura, quelli in cui chiudi prima e il primo giorno di riapertura.

Inseriscile in agenda prima di annunciarle. Se prima annunci e poi aggiorni, i clienti possono prenotare in un giorno in cui hai già detto che sei chiuso. Treatwell Connect ti permette di impostare chiusure straordinarie e orari ridotti per date specifiche senza toccare il tuo orario di apertura abituale. Inseriscili prima lì, poi aggiorna il tuo sito web e il tuo profilo dell’attività su Google, così chi prenota a tarda sera vede gli stessi orari ovunque. Se usi il sito partner di Treatwell, si aggiorna automaticamente dal tuo profilo Treatwell Connect: è un posto in meno da modificare.

Organizza sostituzioni e pause prima del primo giorno di malattia

Una sola assenza fa più danni nelle settimane più piene, quindi concorda il piano delle sostituzioni prima che serva: chi può fare ore in più, quali appuntamenti si spostano per primi e chi chiama i clienti coinvolti. Inserisci nei turni anche le pause. Un team che salta la pausa pranzo per tre settimane arriva alla fine della stagione sfinito, e i clienti dell’ultima settimana se ne accorgono.

Ordina le scorte in base alle prenotazioni della scorsa stagione, con un margine di sicurezza

Durante le feste i prodotti scarseggiano perché i tempi di consegna si allungano proprio quando i saloni consumano più prodotti, e alcuni fornitori chiudono durante le festività. Ordina il grosso di ciò che ti serve per la stagione prima del picco della domanda: colore e ossidante nelle tonalità che vendi di più, decolorante e tonalizzanti, prodotti per unghie e ciglia, cera e i materiali monouso che una giornata piena consuma, come guanti, cartine, asciugamani e rotoli per lettino.

Calcola le quantità in base a quanto è stato prenotato nella scorsa stagione, poi aggiungi un margine per le prenotazioni in più che ti aspetti quest’anno. Conta prima quello che hai già sugli scaffali, così le mancanze emergono quando c’è ancora tempo per ordinare. Stabilisci una scorta minima per ogni articolo senza cui non puoi lavorare e affida a una sola persona il compito di riordinare quando si arriva a quel livello.

Crea confezioni regalo con i prodotti più venduti

I clienti pensano ai regali mentre sono seduti in poltrona, e i prodotti che già acquistano da te sono un regalo facile. Riassortisci presto i prodotti in vendita che vanno di più e mettine insieme alcuni in confezioni regalo pronte da esporre alla reception, già incartate e con il prezzo indicato, così nessuno deve prepararne una durante una giornata piena.

Fissa gli appuntamenti di gennaio prima che i clienti delle feste vadano via

Un cliente seduto in poltrona a dicembre sa già quando avrà di nuovo bisogno di te, e questo lo rende la prenotazione di gennaio più facile che puoi ottenere. Al momento del pagamento, proponi a ogni cliente una data precisa: «Il colore andrà rifatto verso la terza settimana di gennaio: ti fisso già l’appuntamento?» Dire sì a una data precisa è più facile che a un generico «ci vediamo l’anno prossimo».

Inserisci la prenotazione in Treatwell Connect mentre il cliente è ancora alla cassa, così è in agenda con i suoi dati prima che esca. Per la maggior parte dei saloni gennaio è più tranquillo una volta finite le feste, e fissare gli appuntamenti in anticipo è il primo passo per superare il calo di gennaio: il mese comincia con dei nomi già in agenda.

Dai ai clienti abituali la precedenza sulle date delle feste

Prima di annunciare a tutti la tua disponibilità per le feste, avvisa i clienti abituali attraverso i tuoi canali, così possono prenotare per primi le date che preferiscono. L’agenda si riempie di clienti che conosci già, e le date più richieste vanno alle persone che tornano tutto l’anno.

Vendi buoni regalo fin dall’inizio della stagione

I buoni regalo riportano i clienti in salone dopo le feste, perché un buono regalato a dicembre è una prenotazione che aspetta solo di arrivare a gennaio. Rendili visibili alla reception e acquistabili online, e assicurati che chiunque nel team sappia spiegare in una frase come funzionano.

Stabilisci le condizioni prima di venderne uno: cosa copre un buono e come si utilizza. La vendita dei buoni regalo ha una stagione tutta sua, dal Black Friday a Natale fino a gennaio: per questo merita un piano dedicato.

Le Gift Card Treatwell si utilizzano online al momento della prenotazione, non alla cassa: con i pagamenti anticipati attivi, i clienti possono quindi usarle per le prenotazioni delle feste nel tuo salone.

Aggiorna il tuo profilo prima che inizino le ricerche per le feste

Le ricerche per le feste cominciano settimane prima delle date stesse, e quello che un cliente trova in quel momento sul tuo profilo decide se prenota da te o continua a scorrere. Foto datate o un listino incompleto ti fanno perdere quei clienti prima ancora che tu sappia che stavano cercando.

Perché il profilo conta ancora di più prima delle feste

Treatwell Connect gestisce il tuo salone e ti porta clienti, tutto da un’unica agenda: il software che contiene prenotazioni, team e orari, e un marketplace in cui ogni giorno mezzo milione di persone cerca dove prenotare. In media, su scala europea, una di queste ricerche arriva a un salone in 8,7 secondi. Tutto ciò che imposti per la stagione, dagli orari delle feste ai prezzi delle feste, è ciò che vedono queste ricerche. E poiché Treatwell si occupa solo di capelli e bellezza, chi cerca vuole proprio quello che fai tu.

Aggiorna quello che i clienti leggono per primo

Sfrutta i trattamenti in evidenza per la stagione: puoi mettere in evidenza fino a cinque trattamenti in cima al tuo profilo, quindi nelle settimane prima delle feste mettici quelli che i clienti prenotano per feste, eventi e regali, e a gennaio rimetti quelli di prima. Riscrivi le descrizioni dei trattamenti in modo che dicano cosa è incluso e quanto dura, perché un cliente che alle undici di sera sta scegliendo tra due saloni non chiamerà per chiederlo.

Rinnova le foto con lavori recenti, compresi i look delle feste che il tuo team ha realizzato quest’anno. Le foto del portfolio si caricano dall’app di Treatwell Connect, così ogni collaboratore può aggiungere le proprie. Controlla anche che il profilo di ogni collaboratore sia completo: i nostri dati mostrano che i collaboratori con un profilo completo ricevono più prenotazioni da nuovi clienti.

Ogni visita durante le feste contribuisce anche alle tue recensioni, perché dopo l’appuntamento Treatwell invia automaticamente a ogni cliente una richiesta di recensione. E se non sei ancora su Treatwell, il periodo prima delle feste è un ottimo motivo per iniziare: un profilo creato prima che comincino le ricerche per le feste permette a quei clienti di trovarti.

La tua checklist per l’alta stagione

• Guarda le prenotazioni della scorsa stagione e fissa la data da cui parte la preparazione
• Rivedi i prezzi e imposta tariffe per collaboratore prima di aprire le prenotazioni delle feste
• Fissa una data limite per i trattamenti lunghi e controlla ogni durata
• Attiva i pagamenti anticipati e imposta le condizioni di cancellazione
• Attiva la lista d’attesa
• Concorda le ferie delle feste con il team e condividi i turni delle settimane di punta
• Imposta chiusure e orari ridotti in Treatwell Connect, poi aggiorna gli orari ovunque
• Concorda le sostituzioni in caso di assenze e inserisci le pause nei turni
• Conta le scorte, fai l’ordine per le feste e stabilisci le scorte minime
• Prepara confezioni regalo con i tuoi prodotti
• Metti in vendita i buoni regalo alla reception e online
• Aggiorna trattamenti in evidenza, descrizioni, foto e profili del team
• Spiega al team come fissare gli appuntamenti di gennaio al momento del pagamento
• Avvisa prima i clienti abituali, poi annuncia la disponibilità per le feste

Prepara la tua agenda per la stagione

Ognuna di queste decisioni è più facile da prendere prima delle settimane delle feste che durante, e ogni decisione presa per tempo è una domanda in meno alla reception quando l’agenda è piena. Fissa le regole, concorda i turni, riempi gli scaffali e avvisa i clienti per ultimi.

Se sei già partner Treatwell, accedi a Treatwell Connect e imposta orari delle feste, pagamenti anticipati e lista d’attesa prima di aprire le prenotazioni delle feste. Se non sei ancora partner, iniziare adesso ti dà il tempo di configurare trattamenti, team e orari prenotabili prima che comincino le ricerche per le feste.

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